經濟“寒冬”練內功
????如何建立、優化采購體系，應對金融危機的沖擊？ ????特約作者：利嘉偉 ????金融危機引發的全球性經濟衰退逐漸浮現。中國的企業也難以獨善其身。盡管政府推出一系列刺激經濟的方案，中國經濟增長放緩仍然無可避免。 ????在這樣的經濟環境下，國內企業為求自保，紛紛推出開源節流的措施。在國外，企業裁員潮已不斷涌現，對社會造成極大沖擊。國內，以出口為主導的企業早于去年第四季度已因訂單減少而被逼裁員甚至倒閉。雖然國內企業也面臨人力資源成本的壓力，但人力資源成本相對于發達國家來說還處于很低的水平，加之國家“保就業”政策的引導，許多企業更愿意從采購成本上想辦法。 ????縱觀企業的成本結構，采購在許多行業中都占據相當大的比重。在大多數制造行業，采購更是占到銷售額的 50% 以上。所以，采購成本的控制在現今經濟狀況下扮演更重要的角色。 ????必需明確采購在企業戰略與組織中的定位 ????改革開放 30 年，國內企業逐步成長。但采購部門在許多企業的發展旅程中往往得不到應有的重視。時至今日，在很多企業里，采購功能依然是供應部全部負責，其目的只是作為生產部的一個后勤部門。可想而知，這種企業對采購的定位，絕非是一個具有戰略意義的部門。 ????在許多國外領先企業，采購是一個極具戰略性、需要多部門協同努力的綜合職能。它不僅對企業成本進行把關，更與企業長期發展和競爭力提升有不可分割的關系。 ????這里的常見問題之一，是企業管理層對采購的重視和參與。當然，重視和參與并不是直接介入具體采購事務，而是對采購的目標、供應商體系的建設、與采購相關的各部門協調、采購成本降低的措施等做出宏觀的計劃，并保證相關資源的投入。 ????常見問題之二，是采購部門和其他部門的協調關系。企業在這里常犯兩種錯誤。一種是設計部門早就和心儀的供應商聯系，引入供應商參與設計，然后才交給采購部門進行商務談判。采購部門在這種情況下的議價能力可想而知。另一種錯誤是市場和設計部門先行開發，根本不征詢采購部門的意見，等到設計完成后再交給采購部門去尋找供應商。結果輕則因為規格細節與供應商的差距而需反復調整，重則根本找不到供應商。從戰略意義上定位采購的企業，會通過組織、流程等措施規范市場、設計、生產、采購、財務等部門的關系，提升效率、優化成本。 ????另一個常見的問題，是采購本身的集中或者分散程度。對于業務眾多的企業而言，這的確是個讓人頭痛的問題。把采購量集中起來，必然提高企業對供應商的議價能力，但也影響企業的靈活性。曾經有一家擁有多個事業部的家電企業透過集中采購，省掉了數以億計的采購成本。但是，集中采購也降低了內部決策的速度，導致新產品推出的進度受阻。最終，只能把最基本的原材料集中采購，各事業部的零配件還是要分散采購。作出這樣的決定，既需要對采購品類及其業務關系的深入了解，更需要在組織職能上的清晰界定。 ????戰略性和操作性采購如何處理 ????采購部門的兩大功能是戰略性采購和操作性采購。戰略性采購主要注重制定采購的戰略和方向，如選擇供應商時在定點、定量和定價上作出決定。操作性采購則注重于操作層面，將焦點集中在下放和跟蹤訂單。兩種功能的要求具有重大差異。選擇供應商是極具戰略意義的工作，需要擁有洞察供應市場變化的能力，才可以作出提升企業競爭力的決定。而日常下放和跟蹤訂單的操作層面工作，對采購人員又有另一種要求。在國外，企業普遍都是通過實現自動化將操作性采購置于采購平臺上，以減少人手和盡可能避免錯誤的出現。過去，許多企業把兩種功能放在一起，造成員工無法有效兼顧，最終只能發揮供應處管理訂單的作用。 ????所以，采購要做得好，首先要將戰略性工作與操作性工作分開，利用不同技能的員工分別把兩個崗位的工作做好。當然，在這一過程中需要處理好戰略性采購與操作性采購的職責交接，尤其是出現質量問題或者其他供貨問題時的處理流程。 ????類別管理的重要性 ????如何做好戰略性采購呢？戰略性采購自 20 世紀 80 年代起首先在歐美企業開始盛行。其中一個主要原因在于它能通過提高信息透明度（如了解供應市場和不同供應商的成本）來幫助企業以科學的方法制定采購決策。雖然國內許多企業在 90 年代末已開始打“戰略采購”這個旗號，但其實很大一部分企業也只是依賴強勢壓價，不能真正算是戰略采購，更說不上對供應市場有深入的了解。這種強勢壓價的方式也只可以為企業帶來短暫的成本降低，不能長期保持企業的競爭優勢。例如，一家國有企業早年也是利用強勢壓價來降低成本，但當供應商無利可圖時，現有供應商的價格亦難再降。如果該企業能真正了解供應市場，它就可以找出更有優勢的供應商。 ????真正的戰略采購要求企業徹底了解供應市場的動向，對各供應商的競爭環境、各自的優勢和成本有充分的認識，從而以科學方法分析、論證，最終獲得一個與供應商雙贏的方案。買方可以拿到一個低廉的價錢，供應商也有一個有利可圖的價格，幫助其長期發展。 相關稿件
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