總部信息化：總裁的千里眼
????作者：李全偉 ????通過信息化，集團公司可以構建起強大的中央總部，實現集中管控 ????中國兵器裝備集團公司的老總們每天早上一到辦公室，習慣先打開電腦里的決策支持系統，看一看集團及其下屬企業前一天新發生的財務數據變化，了解整個集團的運營情況。這在沒有實施信息化之前是很難想象的。
????中國市場經濟發展的 30 年間，造就了一大批集團化企業。除了民營集團企業外，還有許多由一些國家部委轉化成的集團企業以及一些省級國資委下屬的集團企業。以國資委所屬的 159 家中央企業為例，每家都有眾多的二級、三級甚至四級公司。與一般公司相比，集團企業管理難度更大、涉及行業更廣、覆蓋地域更多。它們都存在控制風險、有效掌控的問題。 ????集團企業出現的管理問題，好多都是隨企業規模擴張和經營能力增強而顯現出來的，其中最大的問題往往出現在財務管理方面。中鐵二局是中國鐵路建設系統第一家上市公司，轄有大小會計主體 700 余個，在實施信息化之前，由于各分公司、指揮部、項目部遍布國內外，各自建立了自己的賬套，數據孤立、分散，缺乏統一的對比、分析、監督、考核平臺。同時，上級單位無法實時、準確了解各分支機構的財務狀況。另外，大多數項目部地處偏遠地區，現場審計成本高、效率低。上級單位無法實時了解資金存量、分布情況以及大額資金流向，尤其對異地資金的管理和監控缺乏有效的信息手段，風險較大。費用支出不能實時控制，因而費用的控制更多的是事后審核，起不到控制作用。成本核算和過程控制是管理中的盲點，現有的財務軟件數據流向是單向、靜止的，只是對企業運營結果的財務記錄，不能反過來控制、影響企業的運營過程。尤其是成本控制方面，不能對施工的每個作業鏈進行考核、控制。中鐵二局存在的這些財務問題，可以說是集團化企業的通病──由于財務信息不能集中，總部無法進行實時掌控。 ????解決集團企業財務管理流程的有效集中問題以及管理中的其他問題，還要靠信息化。一提信息化，許多企業老總的頭就大了：這意味要接觸 ERP（企業資源計劃）、CRM（客戶關系管理）、MRP（物流需求計劃）等方面的大量技術術語，還需要巨額的投資購買軟硬件，實施的過程很復雜，風險也很大。浪潮集團有限公司高級副總裁王興山由于業務關系，經常走訪集團企業的老總。他說，老總們的擔心是可以理解的，但企業不實施信息化，就很難實現戰略管控。信息化的目的在于幫助企業充分運用技術手段和技術產品進行管理模式、管理思想的創新，保持企業的持續競爭力。以前人們常說的管理軟件如 ERP 等的實施，都可以稱為企業信息化。 ????集團化企業的信息化與一般企業的信息化有所不同，強調以資本為紐帶，以財務為基礎，以集中為手段，以戰略為依托，目的是實現整個集團的有效監控和戰略協同。集團信息化可以分為下屬公司的信息化和總部的信息化。對總部而言，關鍵是打造總部管理平臺，對下屬公司進行集團式的管控。 ????中國兵器裝備集團公司財務部副主任陳明以前在集團下屬企業做總會計師，他認為企業不管怎么發展，都面臨人、財、物、產、供、銷六大要素，信息化就是有效對這六大要素進行配置，解決信息不對稱的問題。過去，工廠供應、銷售、財務等部門基本上是界限分明、各司其責，信息流通不便，形成一個個信息孤島，企業決策者很難掌握及時、準確的信息；有些關鍵崗位靠個人在支撐，一旦這個人流失，企業的損失就會較大。 ????作為國資委下屬企業，中國兵器裝備集團的發展目標是把企業建成一流的創新型國際大集團。2003 年，集團開始進行信息化。到目前，這一過程進展順利，它包括預算管理、資金管理、成本管理、核算管理、決策支持等五大系統，今后還要上績效評價和計劃管理兩大系統。這些系統有一個特點，就是體現出財務價值，包括預算、采購、銷售、回款等環節。這五大系統目前已經基本在下屬企業鋪開。 ????這個集團的信息化，首先是從預算管理系統開始的。到現在，預算已經形成規范的制度。對下屬企業經營者的考核，也借助預算管理系統。目前，集團的信息化正在做信息集成，支持集團的決策，實現資源、成本的最低化。 ????信息化實施之初，最難的工作是信息的加工、整理過程。如果整個集團沒有統一的標準和要求，工作就很難開展。因此，集團必須把以前子公司層面上的管理軟件系統重新統一到一個系統中來。集團目前有幾十家二級企業、三百多家三級企業，再下面還有眾多的四級企業，信息化要達到信息自動加工、形成管理需要的數據，就必須有統一的標準和模板。有了信息的集中，才能體現集團管理。 ????如今，中國兵器裝備集團通過不同地區數據點的網絡傳輸，決策者已經可以及時看到集團財務數據的新變化。只要經營狀況發生一點偏離，總部一天之內就可以觀察到，因為對于每天各地匯總來的數據，系統會自動進行掃描、過濾。而在以前沒有建立集中管控模式的時候，這方面的問題要到企業經營非常惡化的時候才會發現。如今，可以把周期縮短到一天，把運營中的問題通過預算和會計系統的連接及時反映出來。 ????現在，兵器裝備集團已實現了財務集中管控的三個集中：信息集中，包括預算信息和會計信息的掌控；資金集中；高級財務管理人員的集中，實行了總會計師的委派制度，通過對信息、資金、人員的集中，實現財務集中管控的模式。集中管控的結果，使集團初步實現了集團企業的資源集中式管理和智能化決策，建立起了強大的中央總部。 ????信息化已經成了集團各級決策者以及其他管理人員的得力工具，想丟也丟不掉。財務人員靠它了解財務數據，采購人員靠它了解生產情況，存儲人員靠它了解銷售情況。而企業的最高決策者更是每天離不開信息化，每個老總的桌面上都有了決策支持系統，他們每天通過決策支持系統看到各個分公司的財務報表，并通過預警和智能分析隨時監控，還能通過數據庫追蹤到每一個分公司的每一筆賬，甚至每一個憑證。 ????以前，企業信息化絕大多數沒有成功。陳明覺得，造成這種狀況的最大的原因是企業決策者不知道如何進行信息化。信息化實施成功，最關鍵的是從上往下強力推廣，決策者要有信心、有措施。之前，許多企業的一把手不知道信息化的作用，決心不大，而兵器裝備集團的信息化在實施初期要求全員動員，上下同心，這個時期給經辦人員增加的工作量相當于平時的兩三倍。如果決策者的決心不大或者與員工的溝通不夠，他們難免會有抵觸情緒，想方設法抵制信息化的進程，信息化的推進就可能失敗。王興山說，雖然信息化千難萬難，但只要讓決策者像兵裝集團的老總們一樣嘗到信息化的甜頭，就會成為他們的左膀右臂，每天都離不開。 ????中國航空工業第一集團信息化也已經開展很多年，總裁們的桌面上都拉上了一個信息化終端，他們已經習慣看一些經營數字，只不過分管不同工作的總裁對不同的數字感興趣。他們感到，信息化雖然很復雜，但可以化繁為簡。實施者如果有了成果就及時跟決策者溝通，讓他們看到信息化的好處，一點點推進，就能逐步走向成功。開始時，不要想鋪天蓋地，一步到位。 ????山東魯花集團財務總監兼信息部部長楊福金說，信息化關鍵是把決策放在第一位，把管理放在第二位，把業務放在第三位；或者說，業務是基礎，管理是核心，決策才是關鍵。他說，企業要做好信息化，一定要以財務為中心，然后再擴展到各個層面的業務管理。魯花集團以前是一個星期報一次表，然后進行匯總，現在則是實時查詢庫存狀態、數量，對財務數據和其他經營數據進行實時掌控。 ????王興山也認為，集團信息化一大特點是統一，但到底統一哪些內容，這是比較難確定的。一般是先統一財務，先做到可以對資金和預算進行管理，而要實現物流、成本、商業智能和客戶關系等的統一，相對比較難。 ????目前，一些集團的總部信息化的做法可分成兩個層次。一是下屬企業推進 ERP 的應用，有的先上馬產供銷全套的 ERP，有的只先上財務和資金預算模塊。推進過程中，標準很重要，哪怕只上一個模塊，也要有統一的標準，從下往上平行地推進。二是從總部往下垂直實施，主要是瞄準數字。像中國航空工業第一集團，下屬西飛、成飛、沈飛三個大公司，這三個公司下面還有許多子公司、孫公司，總部要管理許多事情，比如財務、資金、預算、集團采購和分銷、績效管理、商業智能等。這么多事，他們決定首先抓好財務和預算這兩件，下面各級公司只需實施財務信息化模塊，總部就可以進行財務掌控。 ????中鐵二局也是先推行集中式集團財務管理信息化，建立起了全集團國內外所有分、子公司和項目部的財務管理信息系統。中鐵二局現在已經實現了公司內部會計集中核算，統一了全集團的標準科目體系和財務政策，縮短了報表周期；同時，強化集團財務監控，實現了從核算型向管理型過渡。在信息化建設的同時，該集團還促進了企業日常管理工作中的節能降耗。到目前，中鐵二局已經把 115 個會計實體納入管理平臺，每年節約成本 800 多萬元；預計全局總共 700 余個會計實體全部納入系統集中管理后，每年將節約各種費用 4,000 多萬元。 相關稿件
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