擺脫干擾
????由于受到接二連三的干擾、鋪天蓋地的信息和令人厭煩的技術，知識工人需要幫助。本文可當作他們的生存指南。 ????作者: Ellen McGirt ????在似乎既掌握了網絡世界（和無線網絡世界）、又有人付錢讓他給我們破解其中奧妙的為數不多的佼佼者當中，克萊?舍基（Clay Shirky）可以算得上是一個。舍基在紐約大學給研究生上互動通信課；他在網上發表的文章引來無數的點擊；他還忙于提供技術咨詢，客戶包括諾基亞公司（Nokia）和國會圖書館。 ????然而，由于數字時代無窮的干擾──電子郵件、智能電話、在博客空間里消磨時間，等等──舍基最近在寫一份重要的著作提綱時，竟然無法動筆，直到有一天，發現自己在從布魯克林的家到曼哈頓紐約大學的 R 線地鐵上找到了合適之處。“突然間，我來了靈感。”他說。“我想，干嗎非要現在下車呢？”他坐著地鐵隆隆地穿過曼哈頓又回到了昆斯區。多坐了 32 站（來回各 16 站）之后，他得意洋洋地走出了地鐵。得分情況: 舍基得 1 分，外界干擾 0 分。 ????克萊?舍基干得不錯。但是，如果就連這位一流技術人才為了完成工作都不得不跑到紐約地鐵里，躲開數字世界的干擾（而且這種情況也不會長了，因為當局正在計劃把無線信號接入地鐵），可見現在的工作環境亂了套。 ????當然，這并不是說完成每天的工作向來很容易。你的第一個上司會明確無誤地告訴你: 這就是稱其為“工作”的道理。從前，上下級關系一目了然，需要完成的任務內容直截了當，可是現在我們面對的卻是扁平的組織結構和紛亂的公司事務，人們更加注重工作結果而不是完成工作的過程。數字化工具是在這種環境下生存的基本保證，但它們也可能極大地分散了人們的注意力。 ????那么，現代知識工人怎樣才能在這些防不勝防的干擾和彼此沖突的當務之急中趟出一條適合自己的路來呢？有一個簡單的答案: 找出真正值得花精力去做的事，并決定什么時候去做。做到這一點絕非易事。 ????根據加利福尼亞大學伯克利分校信息管理與系統學院（School of Information Management and Systems）的一次調查，2002 年，全世界總共收發了 40 萬 T（1T 等于 100 萬兆──譯注）的郵件，相當于 4 萬個國會圖書館的藏書量。（這僅僅是 2002 年的統計；此后其數量只會有增無減。）電話的狀況同樣如此，因為現在無論你在何處，電話都能找到你──2002 年通過電話傳遞的信息相當于 1,700 萬 T。這些信息交流中有多少是通過郵件傳遞的下流笑話或是證券經紀人貿然打來的電話？天曉得。而且等到不勝其煩的辦公室一族一切明白過來的時候，為時已晚。對那些總是保持與外界聯系的人來說，郵件主題詞和來電顯示遠遠起不到將其拒之門外的作用。 ????人的本性也對此束手無策。“在很大程度上，我們是作繭自縛。”舍基說，“我們不愿意通過信件告訴同事或上司現在沒有時間，因為隨時聽命是上司喜歡的姿態。”隨叫隨到方能顯示效率。不停地發郵件或者打電話能產生一種油然而生的緊迫感和地位感，更不要說那瞬間產生的成就之快感。它使你覺得這就是工作。但是，除非你的工作性質就是等著別人來打攪──如巡警和銷售代表──否則，你就是在受工作的擺布。 ????問題的關鍵是，要正確區分哪些工作需要馬上做，哪些是知識工作、需要通過縝密的思考才能完成。20 世紀 90 年代要求白領工人做到“三頭六臂”──同時做好幾件事來提高工作效率（對 90 年代萬能媽媽的要求甚至更高）。這個詞是從人們對電腦的概念中搬來的: 認為電腦可以同時做幾件事，但事實證明這種想法是錯誤的。其實，大多數電腦都是按順序操作，每次只做一件事情，就像人一樣。只是速度快得多，而且不會抱怨罷了。 ????在自己熟悉和相對簡單的工作之間換來換去，并不耗費多少精力──就像一邊打電話，一邊往洗衣機里塞待洗的衣物，可以一心二用。但是，一項由密執安大學和聯邦航空管理局（FAA）心理學家在 2001 年發表的、廣為引用的研究結果發現，在更為復雜和自己不熟悉的工作之間轉換，會耗費大量的時間和精力。這就是為什么開車時打電話非常危險，因為你對哪一件都不能專心致志，一旦掌握不好，其中的一件事就可能產生嚴重后果。 ????在工作中，知道在什么時候、如何集中精力同樣至關重要，盡管由于注意力不集中而可能受到影響的僅僅是工作效率。“聰明的藝術，”哲學家威廉?詹姆斯（William James）在一百多年前就寫道，“就是懂得忽略的藝術。”公司的高管人員通常都有人幫助他們做這些事，對電話和郵件進行甄別，但其他人就得自己動手了，例如，讓打進來的電話留言，或者暫時不看收件箱（舍基說: “那些要求客戶一發來郵件就通知自己的人，從一開始就沒有工作效率”）。不過，大多數人遲早都會處理收到的郵件，而且通常都是趕早不趕晚。 ????當然，除非這些由先進技術產生的外來干擾可以用……技術手段排除。此刻，我坐在埃里克?霍維茨（Eric Horvitz）在微軟研究集團公司的辦公室里，這家集團不僅地處公司在華盛頓州雷德蒙德總部的中心，它也是微軟公司的中樞。霍維茨是適應系統與互動部門（Adaptive Systems and Interaction Group）的研究部經理，該部門專門從事注意力、學習和記憶力方面的研究。 ????霍維茨及其手下研究的課題是如何能夠排除由電話、電子郵件和隨時出現的短信而引起額外負擔的方法。他們向我介紹了幾種不同的系統樣本，它們雖然在理論上都完美無缺，卻沒讓人覺得有什么實質性的突破──例如: 新設計的臺式電腦桌面能幫你給文件“歸檔”，使你能夠看到它們，以便在打開另一個屏幕或文檔后不會忘記閱讀這些文件。 ????不過，能讓我多少有些興趣的是那些所謂比我還了解我自己的機器。微軟公司的最終目標是，發明一套能夠判斷哪些信息和電話需要馬上進行處理、哪些不用馬上處理的過濾工具。（微軟公司希望這種在 Windows Vista 操作系統上運行的第一代軟件今年秋季就能上市。）為了做到這一點，霍維茨及其手下正在設法搞清楚工作人員心目中所謂“忙碌”的含義。為此，他們建立了一個龐大的知識數據庫，1.2 萬多名微軟雇員一直在使用一種軟件樣板來提供有關的詳細信息，包括“可以打斷工作”的條件（例如，隨時可以接上級經理、直接下屬和母親打來的電話），以及如何在日歷上做出表示正在工作的標記（例如，可以在屏幕上顯示出“艾倫正在開會，請勿打攪”的字樣）。這些信息正在按照工作性質的不同加以分類，然后為銷售人員、軟件編碼員、經理等不同工種設計不同的默認設置。 ????然而，這種系統的能力將取決于軟件對用戶工作狀況進行一段時期的觀察所獲取的信息。它不僅能核定文本的格式和內容──比如具體指明的時間或即將參加的活動，還能考慮發件人和收件人之間的關系、保持通信關系多久了、經常接聽哪些電話，甚至還包括當信息進來時你通常在屋子里的什么位置上。這些都需要“老大哥”（原指對人民嚴加監管的獨裁者──譯注）幫一點忙: 話筒能聽出你的聲音，攝像頭能隨著你眼睛移動的方向轉、看你在注意什么。該系統運用統計方法就能確定哪些電話、電子郵件和即時信息可以打斷你工作，哪些不可以。 ????在數字化信息泛濫的時代，兜售新技術并非易事──尤其是那些發明當代最招人煩的數字騷擾產品的公司。（“你好像是在干什么大事，”Office 軟件里彈出來的這個小家伙似乎在說，“我能打攪你一下嗎？”）不過，霍維茨打保票說，未來的技術都是以人為本，而不是什么花里胡哨的玩意兒，所以不會怎么打攪人們的工作。“這個項目的目的是開發一些真正能夠幫助我們提高效率、更好地享受生活的好產品。” ????其實，歷史證明，用于工作的一些新技術在誕生伊始都令人感到陌生或者妨礙工作，但它們最終會成為人們信賴的工具。一方面，隨著時間的推移，這些技術會日趨完善；另一方面，人具有適應能力，特別是歷經一兩代人之后。適應的關鍵常常在于我們是否合理安排了自己的工作。舊式的家庭農場、行業公會和用蒸汽機做動力的工廠要么被淘汰，要么接受改造，以適應新技術。現在，朝九晚五這種傳統的上班方式正在經歷一場痛苦的變革。 ????這種現象在克萊?舍基這樣的自由職業者當中尤為突出，在谷歌（Google）或 JetBlue 這類相對新興的企業中也很典型（它們的客戶服務代表就在家里接業務電話）。一些著名的大型企業也同樣感受到需要改變現行工作方式的壓力。美國總部設在特拉華州威爾明頓市的英國－瑞典制藥巨頭阿斯利康公司（AstraZeneca）于 1999 年合并后，就開始在工人當中展開調研。“當時我們面臨著一系列的挑戰，”公司負責工作環境的高級經理安德里亞?穆塞爾（Andrea Moselle）說，“這不單單是把兩家公司合二為一的問題──而是兩種不同文化的融合。”單靠部門劃分不能解決什么問題: 該公司在美國的 12,000 名雇員當中，現場銷售代表就超過 5,000 人。 ????由于許多現場銷售代表在家里工作或者連續幾天出差在外，所以被視為救星的技術剛出現的時候，他們根本用不上。對此，他們怨聲載道。“我們每周都要互相傳遞厚厚的一摞資料，”阿斯利康公司腫瘤部門地區銷售經理、手下有七名銷售代表的卡麗?克倫茨（Carrie Krentz）說道，“沒有寬帶的日子實在不堪回首。”沒過幾年時間，一切就都變了樣。目前，所有的現場銷售代表，甚至那些在農村地區的人員，都能用上寬帶，有些還開始使用微型手提電腦，這樣更加便于他們在出差途中處理文件。 ????這次調研也表明，工人們感到生活牽扯了他們的精力，存在例如撫養孩子、照看老人和提高業務水平等問題。“雇員們不斷地跟我們反映，只有實行彈性工作制才能提高效率。”穆塞爾說。技術能使大家分擔工作、縮短工時和遠程工作等問題得以解決并且正規化。但按照經常接受調研的阿斯利康公司雇員的說法，影響工作成績的最大障礙是開會。開會太多而且時間太長，尤其是星期五的會議，簡直就是彈性工作制這一美好事物的殺手。于是，這類會議當即被取消了。 ????并不是所有的人都有幸能在這種管理開明、靈活寬松、技術嫻熟的準斯堪的納維亞式環境里工作。（就連那些已經在這種環境下工作的人都得設法從這種開明、靈活中殺出一條路來。）因此，時間管理咨詢業務應運而生。時間管理并不是什么新玩意: 數百年來，企業老板、律師以及其他專業人士一直設法在機械性工作和需要動腦筋的工作之間尋找平衡。然而，這種知識工作只是在 20 世紀 50 年代或 60 年代才變成一項群眾運動，現代時間管理行業也應運而生。 ????該行業的早期倡導者之一是從哈佛大學商學院畢業的艾倫?拉金（Alan Lakein）。他的軟件咨詢公司在 60 年代末倒閉后，他又發明了一種時間管理系統，并且在 1973 年出版的《如何掌握時間和生活》（How to Get Control of Your Time and Life）一書中對此進行了詳細介紹，這本書取得了巨大的成功，現在仍在再版。20 世紀 80 年代后期，哈佛大學商學院的另一位畢業生斯蒂芬?科維（Stephen Covey）寫的《高效能人士的七個習慣》（Seven Habits of Highly Effective People）一書使他脫穎而出。（你能馬上說出其中一個嗎？）當今名氣最大的則是因《盡管去做──無壓力工作的藝術》（Getting Things Done）一書成名的戴維?艾倫（David Allen）。不過，要干的事情還很多。有一個開放源碼網站叫“自己動手做計劃”（DIY Planner），它提供網上咨詢和免費下載時間計劃表──早年流行的技術再度閃亮登場。甭管自稱能改變你生活方式的方法是什么，大多數人都有成箱成箱的記事本和日程安排簿，上面記錄的全是我們無法實現“井然有序”的美好愿望的歷史。 ????盡管這聽上去有點像減肥行業一樣令人氣餒: 該行業中有好幾百人靠提供養生咨詢而致富，而數百萬顧客花了錢后卻最終又把這些建議棄之一旁。但是，兩者之間還是有著令人鼓舞的不同之處。減肥專家往往會互相矛盾，同時又回避一個基本事實（即，減輕體重的最好方法是少吃多運動），而時間管理專家卻基本上觀點一致，認為關鍵是要發明一種系統，能夠辨別什么事情必做不可。更重要的是，要花時間認真思考什么是你實際需要做的。 ????做到這一點并非易事，需要自我約束。做到自我約束很難，尤其是面對鋪天蓋地的電子郵件和其他干擾的時候。“這種新形勢不便于人們靜下心來考慮工作策略。”效率咨詢師、暢銷書作家朱莉?摩根斯頓（Julie Morgenstern）哀嘆道。她的建議是: 為自己的思考權而戰。“人們總是誰叫得最響就先應付誰。這就叫反應。但是，這種反應并不明智。”她說，其實有一件我們都容易做到的事，就是宣布在上班第一個小時里不看郵件。“收件箱里任何一封郵件都可以等 59 分鐘以后再處理。”她大笑道，“我說的是實話。如果事情重要的話，他們會打電話或親自找上門來的。” ????有趣的是，就連微軟公司的技術能人霍維茨也搞了一套這樣的戰略: 他妻子有權登錄他的日程簿，安排家務事，每周三下午她都要關閉霍維茨的電腦窗口兩小時，讓他有時間考慮問題。“我喜歡這樣！”他用手指了指天說。“我得到了思考的權利！” ????看上去很簡單: 把文件歸檔，對上司說不，或者至少一到兩個小時不看電子郵件。這樣你就會干得很出色。也許事情并不這樣簡單，那還有另一套方案: 盡可能從正在實施的人力資源策略、新的歸檔系統和星期五沒有會的空檔中擠出時間來，真正地享受一下生活，我指的是享受你自己的生活。給我寫信，讓我知道你是怎么做的。不過，可別指望我中午之前回信，因為我也得坐下來思考。 ????譯者: 于少蔚 ? ????用五種方法保持頭腦清醒 ????這不是什么復雜的東西。但是，這些簡單的法則很有用。 ????1. 少開會 ????調查表明，大多數人認為開會最浪費時間。會不宜多，但要有日程，準時開，到點就結束。除非有人要生孩子，或使用技術是會議的主要內容，否則就關掉手機和“黑莓”。堅決不發數字信息。 ????2. 告訴技術，誰是主子 ????其實眼下的許多設備和軟件都可以弄得不那么打攪人。只需知道怎么設定就行了: 關掉通知有電子郵件進來的信號聲，建立一些文件夾，使進來的信息自動分流。工作忙的時候，發信息告訴別人什么時候才能聽到你的回音。 ????3. 留給自己一點時間 ????拿出一小時的時間專門用來思考和安排每天的活動。這項工作放在任何時候都行，但最好是早上一開始就做。不接電話，不看郵件，也不閑聊。“如果有急事，別人會來找你的，”組織專家朱莉 摩根斯頓說，“用這段時間從戰略的高度考慮你的工作。” ????4. 要會說不 ????“對不起”不是最強硬的字眼──“不”才是。如果你不說“不”，以免惹惱同事或缺乏耐心的上司，你的工作負擔立即就會加重，并且會干擾更重要的事情。先集中精力完成明確交給你的目標。在安排日程時也要考慮給家人和自己留出一點時間。滿腦子都是工作的雇員比妥善安排私人生活的雇員更有可能覺得自己的負擔太重。 ????5. 要會刪除 ????調查表明，我們每天要在無效勞動上浪費 20% 的時間。要把必須要干但又不會對工作帶來長期后果的事情刪掉一些，或是交給別人去干。心腸要硬。工作忙的時候，不要讓滿滿當當的電子收件箱影響你的生活信心。在看郵件時，立刻就決定是刪除、存檔或是每封都回復──哪怕是說一句“過后我會就這事再與你聯系”。 相關稿件
|
|
500強情報中心
|
深入財富中文網
|
