蓋茨和奧齊: 如何擺脫電子郵件的夢魘？
????微軟的頂級奇客和新技術大師講述他們對電子郵件的愛與恨，以及解決問題的方法 ????作者：David Kirkpatrick ????比爾?蓋茨（Bill Gates）位于華盛頓州雷德蒙市的辦公室十分簡樸，屋里的書架上擺著一個水晶球。今年 5 月，《財富》雜志的戴維?科克帕特里克（David Kirkpatrick）在這里采訪了蓋茨和高級職員雷?奧齊（Ray Ozzie）─在 90 分鐘的時間里探討了未來十年內技術將如何改變我們的職業(yè)生活。我們都清楚目前的局面: 電子郵件成了家庭和職業(yè)生活中不可或缺的東西; 無線電話使得我們可以隨時打電話或發(fā)送即時信息。然而，對于繁忙的高管們來說，有時候這種便捷更像是一種懲罰，因為他們必須對付信息的沖擊。麥肯錫公司（McKinsey）最近的研究表明，一個普通的經(jīng)理每 10 分鐘就受到新信息的打擾。 ????蓋茨深知微軟必須采取更多的措施，幫助人們擺脫信息重負。微軟公司的 Office 軟件─集大成的寫作、計算、講演和交流工具─是全世界 4 億職員們主要的桌面應用程序。微軟負責 Office 軟件的“信息工作者”事業(yè)部是公司獲得成功的第一大功臣。在過去四個季度 390 億美元的營業(yè)收入中，110 億來自 Office 相關產品，并創(chuàng)造了 79 億運營利潤─利潤率高達 72%。無怪乎蓋茨要認真研究如何保持該項業(yè)務的增長了。 ????這也正是微軟在今年 3 月收購奧齊一手創(chuàng)辦的 Groove Networks 公司的主要原因。Groove 的軟件使得不同的工作組可以創(chuàng)建共享的在線空間，通過文檔、表格及其它應用程序進行協(xié)作。（它要比通過電子郵件發(fā)送附件要強得多。）奧齊本人更是蓋茨想招攬的目標: 他因發(fā)明和編寫了 Lotus Notes 軟件而聞名，這一軟件率先給商業(yè)注入了合作工具的理念，在電子郵件方面獲得了極大的成功。多年里，蓋茨一直稱奧齊為“沒有為微軟效力的最優(yōu)秀程序員”; 現(xiàn)在他終于消除了這個遺憾。在他們生平第一次共同接受采訪時，兩人都認為微軟會拿出更好的協(xié)作軟件和其它工具，幫助工作者們擺脫目前繁重的電子郵件負擔。 ????每個人似乎都感覺到了信息重負。這種情況有可能改變嗎？ ????奧齊: 在過去幾年里，工作和家庭的界線正日益變得模糊。以前人們都過著朝九晚五的生活，在上下班路上或是其他一些時段，人們都無法加以利用。而現(xiàn)在，你有條件將自己時刻淹沒在信息的洪流之中。問題是，人們如何能利用技術來既實現(xiàn)高質量的生活，又提高工作效率？這正是我們努力的方向。不過，目前我們在這方面才觸及皮毛而已。 ????蓋茨: 信息重負這個問題具有二元性。它不僅僅是過載那么簡單。我們也給予了你獲得重要信息的渠道。在工作中，你會非常關心項目是否進展順利，或你的客戶對你是否滿意。比如說，如果銷售情況沒能達到你的期望值，那么你就可以仔細研究，找出相關負責人，然后告訴他們你的看法，這樣你很快就能得到他們的回應了。大家稱它為商業(yè)智能。它把信息工作者提升到了一個新層次。雖然在這過程中我們會遇到一些挫折，也必須進行改進，但人們的工作效率的確比以前大大提高了。 ????奧齊: 技術是達到某個目的的手段，而商業(yè)的最終目的是創(chuàng)造價值。商業(yè)的性質一直在不停變化中。從等級時代的煙囪式結構變成現(xiàn)今的網(wǎng)眼結構，個人和公司都能在全球范圍尋找合適的勞動力和業(yè)務伙伴。如果沒有廉價的通訊器材和軟件的話，他們不可能像現(xiàn)在這樣運用這些新的溝通與合作工具來重新打造商務流程。 ????我不想在開車回家的路上受打擾，不過卻又要隨時知道我的妻子或老板是不是有要緊事找我。要多久才能實現(xiàn)這一點？ ????蓋茨: 根據(jù)你正在干什么，找你的人是誰，他們要傳遞給你的信息有多緊急，軟件會判斷是否應該打擾你。我們新版的 Office Communicator 產品（微軟開發(fā)的集成通信應用程序─譯注）就開始涉及這方面的功能了。該產品將很快到貨。假如你出門了，你可以告訴它哪些電話你希望被轉接到你的手機上。不過，實現(xiàn)電子郵件、電話和即時消息的真正融合，還需要很長時間。 ????今天，提筆寫信成了變態(tài)，會不會有一天電子郵件也變得如此呢？ ????蓋茨: 不會。你總有些信息交流是想針對一批人的，而且你還想讓他們知道，你在以信譽擔保，馬上接觸這些信息不會出現(xiàn)問題。所以，電子郵件將永遠是交流的一種方式。但目前電子郵件的使用并不完善。來回收發(fā)被改過很多次的同一份文檔的電子郵件，就是件讓人發(fā)瘋的事情。 ????奧齊: 電子郵件已經(jīng)淪為其自身成功的犧牲品。其實起初它可能只是用來傳達一個簡單的想法或信息，而今天人們卻用它來管理整個項目和工作組。按時間先后將各種信息都裝入一個郵箱里，并非處理不同項目、不同工作組、不同問題的最佳模式，因為會有許多其它無關的信息摻雜其中，結果你根本分不清楚輕重緩急。 ????比爾，有人通過合法渠道查到了你的電郵內容，你因此被告上了法庭。這是否改變了你使用郵件的方式？ ????蓋茨: 不。我一直生活在檢查之下。我發(fā)送的每封電子郵件基本上都要由 30 到 40 位律師檢查是否有引起誤解的可能。我從來沒有在末尾注上: “律師閱知: 我所說的｀打垮競爭對手＇的意思是說，要采用我們一貫的友善方式。”（大笑）所以你看，你做的所有事情都是可以被檢查的─這種看法沒什么錯。語音郵件也是如此。人們得逐漸習慣于凡事有一定的透明度。我想，我們不至于淪落到開通本地付費電話這種地步。 ????你考慮過要減少使用電子郵件嗎？ ????蓋茨: 當然。我們將把 SharePoint（微軟開發(fā)的團隊協(xié)作產品）做成電子郵件的輔助軟件。所以，如果我們在近期有個項目，就可以創(chuàng)建一個共享的工作空間，在里面存放有關文件，而不用再通過電子郵件將文件來回發(fā)送。 ????就算在工作空間里討論技術，還是會惹怒某些人。他們對于自己的生活時常被打擾深感沮喪。 ????蓋茨: 我想是那些使用手機的人吧。（笑聲） ????奧齊: 沒有和這一技術一起成長的人，需要更多的時間來適應琳達?斯通（Linda Stone）女士（前微軟研究人員）所說的“持續(xù)性局部關注”，即同時處理多個事情。問題就在于技術讓你能輕易地獲得大量信息，而那些自律不足的人會深受挫折，而且還會影響工作成效。 ????蓋茨: 由于這些工具的功能十分強大，因此你必須很清楚地對自己說: “好了，我想從電子郵件里解脫出來幾天，我要把時間花在考慮長期戰(zhàn)略這樣的問題上。” ????在你的“思考周”，你不收任何電子郵件，是嗎？（蓋茨會定期在一個偏僻的小屋里盤坐思考有關戰(zhàn)略問題。） ????蓋茨: 我有過一兩次完全不處理郵件的經(jīng)歷。大多數(shù)情況下，我會一周查看兩三次郵箱，看是否有特別緊急的郵件，但一般來說“思考周”是名副其實的。 ????這兒的人很關心這一點。例如，哪些會議是允許你一邊開會、一邊查看電子郵件的？你必須為這些事情制定協(xié)議。微軟有三種類型的會議: 有些會議完全自由，你可以做任何事情; 有些會議前排的人需要集中注意力，而另一些人不需要（如果你在后排就座，那就表示你不需要全神貫注）; 還有的會議則需要集中你所有的注意力。原則是: 如果你坐在前排，你就需要全神貫注地開會。 ????我 15 年來一直采取使用電子郵件工作的方式，但我很難習慣即時信息。如果那樣，多少人會來打擾我？如果我拒絕他們，他們會怎么想？ ????你每天接收多少電子郵件？ ????蓋茨: 如果只是指微軟內部的非批量發(fā)送的信件，每天真正是寫給我、需要我處理的郵件也就三、四十封，同時我還有一些像微軟內部人員一樣重要的名字和郵件名─比如來自英特爾或沃倫?巴菲特助手的郵件。（巴菲特并沒有自己的電子郵箱。）然后是微軟內部批量發(fā)送的郵件，如果要討論一個競爭對手或一個新項目，我會收到三、四十封郵件，這取決于我的介入程度。我相當注意應用電子郵件規(guī)則，將這種郵件統(tǒng)統(tǒng)歸入同一個文件夾里。另外，我還會收到微軟以外的郵件。 ????目前我使用 Exchange 產品的白名單和黑名單功能。我的白名單是微軟內部人員以及我經(jīng)常聯(lián)系的人，而在黑名單上的，是那些把我列入的批量發(fā)送郵件的那些人。介于這兩者之間的則交給我的助手─一個專人─每天查看 300 封左右的郵件。如果有人需要直接跟我聯(lián)系，我的助手會將他的郵件放入我的郵箱。 ????奧齊: 來到微軟后，我的郵件情況有所惡化。盡管目前我還沒有被加入微軟的郵件列表，可我每天收發(fā)的郵件總和達到 125～175 件。我在 Groove 的時候一般只有 30～40 封郵件。不過這樣比較不太公平，因為當時的大部分信息我都是從 Groove 的工作空間上獲得的，我們禁用郵件列表。 ????你們這樣做是為了讓大家使用公司的產品嗎？ ????奧齊: 為了迫使他們改變做事的方式。所以，我們將信息放入一個容器，而不是讓它不斷流動。我已經(jīng)開始鼓動一些同事使用工作空間了。 你的郵件地址幾乎變成了全球通行的數(shù)字身份證，大部分人都知道。你會改用新的地址嗎？ ????蓋茨: 不會，那個郵件地址基本上是永久性的。事實上，我的實時傳訊（Instant Messaging）用的也是同一名字。我有工作和私人用的郵件地址，但你最多只需有兩個用戶名，就能應付一切。最終，你將用不著那些電話號碼，所有事情都會圍繞著郵件用戶名進行。 ????在辦公室工作空間環(huán)境產品開發(fā)方面，你認為誰是你們的競爭對手？ ????蓋茨: 在工作流程、協(xié)作、文件搜索、商業(yè)智能、電子郵件和網(wǎng)絡電話以及改善方面，我們相對來說是無與倫比的。全球沒有多少軟件產品能被廣泛安裝在各臺電腦上。有一些產品很接近，如 Skype 這種大受歡迎的個人實時傳訊軟件。我們最大的競爭對手一直是維持現(xiàn)狀─人們總是按照習慣做事，還覺得: 嗨，這樣已經(jīng)夠好的了。 ????關于你們開放源程序的對手 OpenOffice，您有什么看法呢？ ????蓋茨: 呃，很多人都已經(jīng)安裝了自己的微軟 Office 軟件，所以我們的有關產品對他們來說是免費的，而 OpenOffice 既不具備我們的高質量，也不具創(chuàng)新性，而且也沒有所需的模塊。我們依靠為我們的用戶群提供創(chuàng)新產品來進行競爭。 ????對于雷能加入微軟，我感到十分興奮的一個原因是，他能夠開始將他有關協(xié)作的想法付諸實踐。我們不是只將 Groove 變成了 Office 的一部分，而是利用它完善了 Office 軟件，從而清楚明白地告訴人們，你的工作方式能有怎樣的改變，軟件又是怎樣促進這一變化的。 ????奧齊: 在任何所到之處，你都能確定邊界─從國界到聯(lián)邦、州、地方之間的邊界，再到家庭和工作之間的界線。但是，有的東西正讓邊界變得模糊。我們這種以傳統(tǒng)方式打造出來的技術已經(jīng)形成了一個行業(yè)，專為那些有邊界的實體服務。讓我激動的是我們可以改造技術，使之適應不斷變化的商業(yè)和辦公工作。 ????譯者: 陳曄 相關稿件
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