電子郵件的危害
????人們曾以為電子郵件將使生活更加輕松。但如今它已經變成檢察官的頭號武器，成為起訴公司的一種最有把握的方法。電子郵件是怎樣變成電子證據的？──為什么這種解決辦法常常比問題本身還要糟糕？ ????作者：尼古拉斯?瓦查維爾（Nicholas Varchaver） ????這是一份大多數人連看也不看便刪除的那種電子郵件。平淡無奇的標題寫著：“電子郵件內容培訓即將于 10 月份舉辦”。而其中的訊息則再平常不過了。美林公司（Merrill Lynch）正在命令其 5 萬多名雇員參加各種再教育營。美林公司總裁奧尼爾（Stanley O'Neal）和董事長科曼斯基（David Komansky）寫道：“每個雇員都迫切需要懂得如何有效和適當地使用電子郵件”。“電子郵件和其他電子溝通形式就像任何其它書面通訊一樣，接到傳票也要提供。”他們建議，在發電子郵件之前，“要問一問自己：如果這一訊息出現在某份報紙的頭版，我會感覺怎么樣？” ????問得好！而且奧尼爾和科曼斯基很可能需要回答這個問題。顯然，某位深思熟慮的美林公司職員曾迅速封殺過發給路透社（或從事新聞服務的其他人）的電子郵件，否則通過這種機構，郵件會登上《紐約郵報》、《波士頓先驅報》和《休斯頓記事報》的版面和 CNN 的晚間商業談話節目“Lou Dobbs Moneyline”。如果我們稍加思考，就會得出兩條教訓：（1）電子郵件在公司董事會中正引起很現實的、越來越大的恐懼；（2）這種恐懼對阻止電子通訊趨向擺脫控制無濟于事。 ????的確，2002 年是“公司丑聞年”。但是，如果把發生的一切都歸因于貪得無厭、沆瀣一氣的經理人和不懷好意、鬼鬼祟祟的會計師，也的確不公平。是的，公司老板們提出他們的抗辯時，都能列出一個幫兇：電子郵件。對于檢察官來說，它已經成為極好的證據──或者說，可能是一種比證據更好的武器。在 DNA 檢測中，留在犯罪現場的一根頭發就能使案情翻轉，我們不妨把電子郵件看作公司的 DNA 證據。理論上，你是可以通過解釋而說明它是無關的，但在嘗試這樣做時，祝你走運。 ????用于指控的電子郵件已經變得如此普遍，以至于有些律師已經習慣于稱之為“證據郵件”。加里?馬蒂亞森（Garry Mathiason）所在的律師事務所 Littler Mendelson 在勞動爭議案件中替公司辯護，他說：“我想，如今我們處理的案件中，已經沒有不包含某種電子郵件成分的”。有誰知道還有哪個國家會因書寫方式而受到如此大的沖擊？在電子郵件文體寫作中，曾有過像恐怖小說大師斯蒂芬?金（Stephen King）那樣的人物──美林公司前分析師亨利?布洛杰特（Henry Blodget）──他的作品如此多產，令人云山霧罩。所羅門美邦（Salomon Smith Barney）前分析師格魯伯曼（Jack Grubman）則喜歡一種較簡練的文風──據報道，他是無線電子郵件裝置使用者（BlackBerry man）──因為他后來主張的東西總是他先前的虛構冥想。但盡管文風不同，兩人的電子郵件都有一種共同的陰謀：抬高股票的評級，以取悅投資銀行客戶。要不是這種電子文件線索，有誰會想到美國最大的經紀公司會同意將 15 億美元移交清算？這種瘟疫并不限于華爾街金融機構。像被人遺忘的地雷一樣，涉及安然 （Enron）、世通（WorldCom）、Qwest、環球電訊（Global Crossing）和泰科（Tyco）等公司的不幸電子郵件去年不時發生爆炸。甚至還有針對電子郵件的破壞性電子郵件，正如那位警告同事“閉嘴！刪掉這份電子郵件”的摩根大通公司（J.P. Morgan Chase）銀行家遇到的情況一樣。但是，即使這種看似明顯的糾正措施，也有其本身的危險。12 月份，由于未能按證券監管要求保存電子訊息，華爾街 5 家大經紀公司被迫支付 825 萬美元的罰款。而且，人們不會忘記安達信公司（Arthur Andersen）的情況，該公司銷毀與安然公司有關的往來電子郵件，導致其刑事罪名成立，并最終導致這家會計公司發生內爆。盡管這種懲罰的力度并不多見，但罰款的情況并不少見：對那些不能按法庭要求移交舊電子郵件的公司，法官正越來越多地施以罰款。所以，借用一種古老的說法，這種情況歸結起來就是：公司有了電子郵件沒法活，而沒了電子郵件肯定沒法活。正如我們所看到，它越來越成為一種看來無法逃避的法律負擔──至少是一條通向公開蒙羞的快車道。但是，它又是電話出現以來最重要的商業技術。它使距離遙遠的辦公室得以溝通，使任何地方的雇員都能夠一起工作，由此看，其價值是無法估量的。它使我們從電話通話客套語的桎梏中解放出來，給了我們一種毫不費力地傳輸長篇文件的方式，甚至于不像傳真那樣在線路繁忙時要等待信號。對于這種技術到底已經在你的日常生活中發揮多大作用，如果你還心存疑問，那么只要問一問以下這個問題就知道了：你每天要查看多少次電子郵件？ ????電子郵件既被視為救星也被視為威脅，怎樣調和這兩種看法呢？下面我們將向你說明，要找到答案是不容易的。事實上，這也許是當今美國公司面對的最令人畏懼、具有高度風險的難題之一。但有一點是肯定的：如果像很多公司現在正在嘗試的那樣，強行用一種技術性的解決辦法來解決一個行為學上的問題，看來注定要失敗。畢竟，電子郵件并沒有讓布洛杰特寫他所寫的東西，它只不過是很好地記錄了他所寫的東西。 ????對此，我們好像并非從未接到過警告。只不過在四年前，由于無休止的不恰當的電子郵件，微軟公司曾在反壟斷案審判中受到痛斥。例如，在一份電子郵件中，比爾?蓋茨問：“搞垮網景公司（Netscape），我們要付給你多少錢？”在此事發生的十年前，一份早期形式的電子郵件為 1987 年的“伊朗─尼加拉瓜反政府武裝事件”調查提供了關鍵證據。在提出的指控中，有很多碰巧由諾思（Oliver North）已經刪去的電子郵件構成。或者說，人們認為他這樣做過。15 年后的今天，說“刪除”并不意味著已經刪除，這一點聽起來已經很明顯了。說“小心你寫的東西”，聽起來有點婆婆媽了。我們已經懂得這一點。但那兩條教訓仍不夠深刻。 ????那么，到底電子郵件中的什么東西使它像能證明真相的電子血清呢？ 幾年前，德克薩斯大學的研究人員進行過一項試驗。他們讓志愿者坐在一間隔開的密室里，回答一系列個人問題。接受試驗者說話時對著麥克風，并告知他們，說過的話將被錄下來。接受試驗的人當中，有一半在密室里面對著一面大鏡子。另一半則沒有鏡子。研究人員發現，不面對鏡子的接受試驗者明顯地更愿意說話，而且更有可能說出泄密性的事情。電子郵件本質上是一種孤獨的溝通方式，可能傳給人們那種與沒有鏡子的場合同樣的感覺。也許這說明了我們在電子通訊中有愿意坦白的傾向。在《電子郵件入門：書面英語如何演變并走向何方》 （Alphabet to E-Mail: How Written English Evolved and Where It's Heading）一書中，語言學家巴倫（Naomi Baron）提到，經過 25 年的研究，已經揭示出“與填寫紙面調查問卷或通過面對面訪談填寫問卷相比，如果使用電腦填寫同樣的問卷，人們提供有關自己的信息時要更準確、更充分。當涉及的信息對個人來說很敏感時，這種差異尤其明顯。” ????對于管理部門和提供忠告的專欄作家來說，這是個大好消息，但站在公司的立場上看，這是一場噩夢。普華永道公司（PWC）網絡犯罪防治和應對小組高級經理埃倫萊希（Jay Ehrenreich）說，“公司確實正在與此搏斗”。對于創業者來說，人們正被淹沒在電子文件工作中。電子郵件易于使用，意味著我們發出和收到的文件比以往都要多。正如 Cohasset Associates 公司的文件管理咨詢顧問威廉斯（Bob Williams）指出，字處理和電子郵件的興起，已經導致秘書──負責文件存檔和清除的人員──逐漸消失。如果典型的中層管理人員按儲存電子郵件的方式將紙面文件存檔，他的辦公室將堆滿一摞摞 5 英尺高、用羊皮紙和白塑料帶捆綁的文件。難道這奇怪嗎？令人困擾的電子郵件是不停地蹦出來的。很多公司管理人員已經得出結論，認為解決這種混亂的最 佳辦法是大規模清除。比方說，如果你的企業不是一家經紀公司或醫療保健公司（二者對必須在多長時間內保存記錄均有特殊規定），只要你按某項正式政策規定的條件來做，你就可以隨心所欲地在任何時候清除垃圾郵件。因此，公司如今正在清掃其電子櫥柜，目前通常的做法是每隔 30 天到每隔 90 天從它們的服務器中將所有電子郵件訊息清除一次。另一些公司則限制個人的儲存容量。例如，波音公司限制其職員的內部郵箱不得超過 15 兆字節。如果超過這一限額，系統將不允許他們發送電子郵件。從理論上說，雇員將明智地清除已經無用的訊息。 清除還有其他益處──使公司服務器能夠騰出更大的空間，用于更具生產意義的用途。但作為一種避免訴訟的手段，用湯姆?坎貝爾（Tom Campbell）樸實的話來說，清除是“死馬當活馬醫”。坎貝爾是提供網絡高端電子郵件服務的公司 Kobo.biz 的創始人。清除并沒有刪除儲存在雇員硬盤中的訊息；并沒有消掉人們已經打印并另行存檔的訊息；而且并沒有除掉已經向公司之外的人發送或轉發的訊息。換句話說，電子郵件中，有極高的比例將逃過大多數清除。更根本的是，企業難道想留下法律的尾巴來逗商業的探犬嗎？你想扔掉多少文件，以便避免未 來的訴訟？即將出版的《電子郵件規則》（E-Mail Rules）一書作者之一、咨詢顧問兼律師卡恩（Randolph Kahn）說，“清除整個電子郵件系統的內容，有可能把那些保護公司商業和法律利益所必須的、對業務很重要的記錄也處理掉”。 ????而且，不管你相信與否，電子郵件確實可以在訴訟中挽救公司。Littler Mendelson 公司的律師馬蒂亞森說，在勞動爭議案件中，電子郵件證據既可能幫助公司，也可能損害公司。他以最近進行的一次調解為例子，在這次調解中，一家公司因為一名男經理人被指控對一名女雇員實行性騷擾而受到起訴。馬蒂亞森檢索了這位婦女發給那個所謂騷擾者的聳人聽聞的電子郵件附件，使她聲稱自己是受害者的說法失去根據。馬蒂亞森說，“這些附件如此下流和讓人惡心，我們的一位法律助手根本連看也不看，我也不能責怪此人。我們在調解中把這些展示出來，索賠要求從 100 萬美元降到了 1 萬美元。” ????但是，不管它們是好是壞，電子郵件基本上是可以殘存下來的。它們極難被消除得一干二凈。例如，即使已經將電子郵件清除出服務器，它們仍可以在公司的備份磁帶中繼續存留。而且，盡管從備份磁帶中檢索文檔既困難又昂貴，但這并沒有使公司擺脫危境：法院預期，你不管用什么辦法，總能重新獲得這些郵件。讓我們考察一下最近涉及通用汽車承兌公司（GMAC）子公司 Residential Funding Corp.（RFC）的一起案件。在一起合同違約訟案中，RFC 曾從 DeGeorge Financial 公司獲得 9,600 萬美元的陪審賠償。就是說，直到紐約聯邦上訴法院介入為止。其中的關鍵是 RFC 不能在審判中交出舊電子郵件。法官說，RFC 曾雇傭一家先進的電子發掘公司來從備份磁帶中恢復這些信息，而這種努力失敗了，但這一事實并不能成為借口。這家受理上訴的法院發現，即使一家公司不能提供電子郵件是由于忽略而不是惡意造 成的，它也會遭到懲罰。此案被退回一審法院，并在 12 月份通過向 DeGeorge 公司支付數目不詳的款項而得到解決。如果說清除不是答案，那么監視電子郵件是不是一種解救辦法呢？最近，根據哥倫布一家研究和咨詢商 ePolicy Institute 的數字，有 47% 的公司采取這種做法。對所有這種監視的奧維爾式風格，人們沒有什么規避方法，盡管它可能在公司具體實施過程中，會因某種荒謬邏輯而發生變化：甚至監視者也被監視。讓我們看一看那家很大的公司，它在其解雇一些 IT 職員期間，作為一項預防措施，買進了普華永道公司的埃倫萊希。咨詢顧問們瀏覽那些很快就要走人的 IT 雇員的硬盤，希望避免可能發生的怠工。他們發現的是，一位 IT 職員曾悄悄地窺探一名高層經理人的電子郵箱，并檢索出一些頂級黃色電子郵件。他不是向上級報告，而是歡天喜地地與其技術同伴分享這種材料。即便監視者做了假定他們要做的事情，他們的努力很大程度上也是投入到阻擋明顯含有性內容的郵件和垃圾郵件──而不是從我們當中搜索出布洛杰特和格魯伯曼這種人。電子產品制造商 Brother Industries 公司的高級網絡工程師魯德羅（Adam Ludlow）估計，垃圾和誨淫郵件截擊軟件每天擋住了到達 Brother 公司美國服務器的 7,000 封到 2 萬封電子郵件。他說，“軟件程序 MAIL-sweeper 可能每天擋住 2,000 封帶有｀Viagra＇（萬艾可）一詞的電子郵件。” ????這種軟件還對走向另一方向的東西進行過濾，過濾帶有令人不愉快語言的訊息。魯德羅說，“我不讓任何褻瀆的語言僥幸漏網”。他編寫了該軟件的程序，Brother 公司從一家稱為 Clearswift 的公司購進了這種軟件，不僅是為了搜索淫穢用語，而且是為了找出某些技術語言。后者防止雇員向任何未列入許可目錄的電子郵件地址發送比方說新產品設計這樣的東西。電子郵件監控既令人印象深刻又令人寒心──而還只是在初級階段。根據 IDC 的數字，2001 年各公司在針對內容的電子郵件監視方面花費了 1.39 億美元，相比之下，為防病毒軟件而支付的費用為 16.7 億美元。IDC 預測，到 2006 年，電子郵件監視軟件銷售將成長為 6.62 億美元的市場。 ????銷售監視軟件的公司說，他們最近引起了很多人的興趣。Clearswift 公司 [其 2,000 家美國客戶中，包括美國電報電話公司（AT&T）、Bank of America、大陸航空公司（Continental Airlines）和通用電氣公司（GE）] 負責世界性公司開發業務的副總裁奧沙利文（Ivan O'Sullivan）說：“從提出技術建議書請求的情況來看，我從沒見過什么時候像 2002 年最后三個月那么熱切和繁忙。”奧沙利文說，尤其是華爾街金融機構希望加強它們的監視。過去，它們在訊息發送或交付之后才利用軟件來識別可疑訊息。他說，現在“更多的人想對金融空間中的訊息進行預先審查，而不是事后才查看”。在預審中，訊息被通過電子手段秘密攔截，然后進行“檢疫”，直到由一位比方說遵守規則情況監督員這樣的人閱讀。只有經過這位監督員的許可，訊息才會傳達預定的接收人。其次，根據奧沙利文的看法，鑒于投資銀行過去大多數情況下監視的是發向公司外部的電子郵件，它們現在希望也監視公司內部的通訊。（還需要我們指出不光彩的華爾街電子郵件都是公司內部郵件嗎？） ????有了軟件就能過得更好，對吧？也許吧。但還有很多可能帶來危險的話，人們不用亮紅燈詞匯或詞匯組合也能說出來。讓我們考察一下兩種說法：“這是對一家很重要的客戶的通融”和“從銀行業的觀點看這家公司對我們很重要”。這兩句引文均來自美林公司收集的電子郵件。考慮到美林公司受到抬高股票評級以取悅投資銀行客戶的指控的背景，這些說法是極其可惡的。 ????但是，如果對每一份提到為客戶通融的郵件都發出警報，各家公司將需要大批的審查員來梳理由此而產生的大量“可疑”訊息。甚至明顯具有煽動性的用語（如布洛杰特對某種股票是“炸藥桶”的評估），也只有在這種說法具有足夠的共通性時才能被包含到編程目錄中。正如奧沙利文所承認，“最終，我們都不能代替良好的管理。我們是那些希望遵守規則的機構可以用來幫助自己遵守規則的工具。” ????過分的監視事實上會給跨國公司造成令人吃驚的風險，而《財富》500 強企業大多數是跨國公司。雇員隱私保護法律在歐洲要比美國嚴格得多。德意志銀行（Deutsche Bank）三名經理現在正面臨在西班牙度過一段 監獄時光的問題，因為他們做了某些美國公司日常經常做的事情：檢查一位雇員的電子郵件。幾位微軟西班牙雇員自愿向一家公司網站提交個人資料，該網站將這些信息發送到位于華盛頓州雷蒙德的微軟總部人力資源部門，此后，微軟遭到罰款。 ????近些年來，電子郵件咨詢顧問異口同聲的說法是“制定一種政策”。從理論上說，通過制定書面的電子郵件規則（大約有五分之四的美國公司已經這樣做），公司可以避開承擔責任。“但是，雇主沒有承擔起責任的地方是，只有 24% 的雇主進行過某種培訓。因此，如果你不培訓你的雇員，你不能指望他們懂得做什么和不做什么。”ePolicy Institute 的弗林（Nancy Flynn）這樣說。 ????像波音和英特爾這樣的公司長期以來就已經開辦電子郵件和互聯網使用培訓班，這些培訓班集中強調常識性的規則和忠告（偶爾也有離奇的命令：英特爾公司的政策禁止連鎖郵件）。波音公司甚至要求參加一年一度的復習課程。 ????培訓也許是最佳的激勵因素──至少在涉及簡單的概念時是如此，如：不使用冒犯性語言等。但當訊息的核心是“不要說任何愚蠢的事情”時，我們到底怎樣培訓人們呢？當然，電子郵件歸根到底是一種記錄媒介。盡管從來沒有任何公司認同這種觀點，但 你能從不只一位首席執行官那里得到這種感受。我不在乎你怎么行動──只是不要寫下來。而這，當然不是一種電子郵件問題。既然有些商界人士似乎渴望回到所有交往都沒有記錄的世界，我們就值得回憶一下這種正好相反的情形確實存在的那個時代。據《美國的呼喚：1940 年前的電話社會史》（America Calling: A Social History of the Telephone to 1940）一書，在電話出現的最初日子里，有些商人確實抵制過這種新技術，因為他們不能想象能在沒有永久性書面記錄的情況下做買賣和談判。 ????確實，電話的歷史為正與電子郵件較勁的公司管理人員提供了教訓。盡管人們已經普遍接受電子郵件，但它廣泛使用還不到十年。我們還是沒有把它摸透。通過比較可知，電話的使用達到完全自然而然花了數十年時間。在近半個世紀里，貝爾旗下的公司對社會普遍使用電話的想法不屑一顧；它們只為商業和公用的目的而營銷電話。 ????像電話一樣，偶爾也有人認為，電子郵件應對那些并不一定是它造成（不過確實加速了）的長期性變化負責，如家庭生活與工作生活越來越重疊、書寫語言類似口頭語言的趨勢等長期性變化。這兩種情況都助長了人們書寫不合禮節、文體松散的電子郵件的傾向。這里還應加上最新的技術發展，如 BlackBerry 個人數字助理的普及，既促進了家庭和工作融合的趨勢，又加劇了人們以電子方式快速書寫的程度。過去，雇員自己進行構思并向秘書口授函件，接著秘書可能一個小時后拿回來給你檢查，而現在，在這種場合，管理人員可能用手指敲出只有一兩行字的電子郵件，同時站在球場邊看他女兒的足球賽。盡管電子郵件使用的時間很短，但它后面已經有發展更快的技術緊追不舍，這種技術可能還要更危險。即時訊息服務（IM）在美國公司界正迅速興起；根據 ComScore Media Metrix 的數字，在上班的互聯網使用者當中，有 45% 左右目前已經可以利用消費用 IM，如美國在線（AOL）、微軟網絡（MSN）和雅虎（Yahoo）提供的這種服務。這種系統總的來說很少留下電子蹤跡，除非用戶有意采取措施保存訊息。但是，出于與公司監視、阻擋和保存電子郵件訊息同樣的理由，公司可能最終對 IM 也做同樣的事情。 ????巴倫認為，在青少年和大學生當中，IM 發揮著電子郵件對年齡稍大人群發揮的作用：它是隨便的，用“口頭”的風格書寫。她說，學生會保存電子郵件，用于與父母和教授的正式通訊。因此，我們的電子郵件問題也許會消失──但是將被某種 IM 問題所取代。未來研究所（Institute for the Future）的保羅?薩福（Paul Saffo）說，“到我們將電子郵件的全部范圍都固定下來的時候，重要的溝通將是 IM。沒有人知道對此該做些什么。” ????譯者：水刃 相關稿件
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