工作如此多，時間如此少
????作者：Shelly Branch ????工作日總顯得時間不夠是不是？那么就請見一下一些很忙很忙的首席執行官們，他們日理萬機、卻有條不紊。 ????赫布?凱萊赫是西南航空公司總裁，詼諧風趣，好飲野火雞牌威士忌。他現在正轉動著藍眼珠，看著他剛剛吐出的煙圈。這人很少有找不到詞兒的時候，但現在顯然被這樣一個簡單的問題難住了：你每天都干些什么？他最后回答說：“我從不回頭看，我真的是這樣。要是有人問我昨天干了些什么，我常常答不上來。這可不是說假話。我總力求朝前看。”接著，他朗朗笑道：“把自己犯的所有錯誤都忘掉，多省心。” ????如果凱萊赫不想費這種神，誰又能責怪他呢？首席執行官每天的工作節奏——各種各樣的會談、數不清的電話、路上的奔波、會議以及同市場分析人員共進午餐——更像奧地利出生的作曲家勛伯格的風格，而不太像莫扎特。高級經理人員埃弗里特?莫伊托薩指出：“這些人要通盤考慮瑣碎的細節和非常重大的目標的要求。他們既要抓宏觀的東西，又要抓微觀的東西，這是很困難的。” ????但是，在這些忙得不可開交的管理者中，肯定有一些人比另一些人更善于處理這個困難的問題。看看他們中的一些人如何學會有效地安排時間，對我們這些人也許不無裨益。首先必須知道的一點是，這些人的生活就是進行管理。而管理、對重要的和不重要的事情作出決定，其實就是時間管理的全部內容。惠普公司循規蹈矩的董事長劉易斯?普拉特一言敝之：“整天要做的事情基本上就是進行一系列的選擇。”對于許多高級管理人員來說，進行這樣的選擇已經變得非常困難。哈格伯格咨詢集團的創始人和首席執行官理查德?哈格伯格說：“首席執行官的時間安排已經緊得讓人難以置信。在信息過多的情況下，首席執行官們容易陷入被動狀態。制定戰略計劃常常變成下個月的事情。”那么，注意力集中的秘密是什么？腎上腺素有幫助。對普拉特來說，“嚴格分清主次”也有幫助。在開始一天14個多小時的工作時，普拉特知道，有90％需要他做的事情是根本做不完的。這位三分之二的時間都是在路上度過的首席執行官說：“你必須不斷地、最充分地利用時間。我把這稱作重塑生活。當你研究了(一天的時間安排時)，你可以用實質性的辦法重新分配你的時間。” ??? 當然，要這樣做首先必須知道所有的時間都花在什么地方。普拉特——像許多首席執行官一樣——可以把一天的活動分解為若干基本的部分。他把一天中20％的時間花在客戶身上，35％的時間開會，10％的時間打電話，5％的時間處理文件。其余的時間他用于對公司有間接好處的其他公司的活動上。這些活動包括一項硅谷發展計劃和總統貿易談判顧問委員會會議。一天當中還要有一些時間處理臨時出現的事情，如接受記者的采訪。 ??? 毫不奇怪，普拉特——他本人就是在惠普公司的階梯上升上來的，特別重視本公司各層員工提出的要求。但他自己也喜歡每天都會見一些消費者群體，詢問惠普公司什么做對了，什么尚待改進。為使自己能將更多的這類會面擠進日程，他曾經讓一位顧問幫他“重新安排”他的部分時間。經過幾個月極細密的工作之后，普拉特知道了他怎樣就可以讓別人去負責處理一類顧客的所有電話，而不會失去同他們的接觸(他雇用了一些退休的經理負責此事，并向他匯報。)他還認定他可以委派別人代他去發表講話。這樣做的意義非同一般。路易斯維爾大學財政學教授拉斯?雷說：“學會委派別人工作是首席執行官最重要的一課。若是學不會這一課，他們就變成了忙得要命的苦工，而不是交通警察。” ????現在，首席執行官越來越多地讓別人來為他們安排日程。這并不意味著缺少了控制權。恰恰相反，這使得首席執行官們有時間去考慮更多的問題，把精力集中在戰略和最重要的目標上。赫布?凱萊赫便是這一趨勢的一個縮影。凱萊赫樂于把日程安排讓別人去管。要同技師們聊天、要出席政府的小組委員會的會議、要開拓新的市場、還要嘲弄競爭對手，既然有這么多的事情要做，為何還要陷在安排日程這樣的瑣事里？于是，赫布便讓執行副總裁科琳?巴雷特來安排他的日程。巴雷特在西南航空公司起飛之前就給赫布當法律秘書，因此她知道什么會議、旅行和會晤會使凱萊赫感興趣。請別誤解：她的控制是相當全面的。當巴雷特把一件上衣扔在凱萊赫的背上時，他就想問，難道我冷了嗎？還是要到什么地方去？”西南航空公司的雇員人盡皆知，她對這種事情非常認真。幾年前，巴雷特意識到凱策赫因為溜去同員工閑聊而誤了一些約會。解決的辦法是：她讓人把他的辦公室和過廳之間的門封上了。凱萊赫承認，若是由著他的性子，他八成不會去管大部分看上去不重要的或可笑的事情。他每天來到辦公室都會看到巴雷特為他列出的一張日程表，上面列出兩類事情：一類是必須當天做的事情。一類是最遲可推到次日上午做的事。凱萊赫說：“那可是個神奇的東西。但他也不時地把這張表置于不顧，僅僅為了反其道而行之。” ????在處理他自己每天大量的文件方面，凱萊赫說，他向通用電氣公司總裁杰克．-韋爾奇學到了一個節省時間的竅門。在閱完一封信或一張便條之后，他就把自己的意見寫在上面，然后再把它傳回去。他解釋說：“你不必讓人再打一封信。你只需要復印一份，把它裝進信封里就行了。我認為這是一個進行交流的極好的辦法。”首席執行官們苦于應付每天數不清的工作，他們開始學著嘗試這類節省時間的辦法。馬里奧特國際公司總裁比爾?馬里奧特經常外出巡視，他的上衣口袋里總是裝滿了他要去視察的每一個飯店的情況的紙條。在前往一處的途中讀了這些紙條后，他就能將每一個飯店的收入或顧客滿意程度熟記于心。回到辦公室，他一次性地解決每一張紙條上的問題，然后就把它扔掉或歸檔，這樣的工作原則也促使他以更快的速度處理問題。 ????馬里奧特的日程安排很像他的管理公司之道，簡潔、緊湊、非常實際。每天的例行安排寫在一張3×5英寸的卡片上，馬里奧特將它放在上衣的左口袋里。這張表是他與他的行政助理一起確定的，而且通常都是幾個月前就預先定好的。這張卡他每天都要看幾遍，即使是遇到15分鐘的偏差，他也會皺眉頭。當然，那是不可避免的。 ????在對飯店進行旋風式視察的過程中，他總是要深入他的企業的核心。他在廚房里這里翻一翻，那里翻一翻，不厭其煩地檢查地毯和床罩，不停地向他遇到的每一個人征求意見。馬里奧特說：“我的主意來自同外界的接觸。”例如，最近他就聽到客人在飯店大廳休息時說，他們希望那里的長沙發旁邊再加一些桌子，這樣他們工作起來或是吃點什么東西就會方便一些。馬里奧特喜歡巡視還有一個原因：他要扮演一個大使式的角色。他喜歡不慌不忙地同他的廚師和熨床單的人聊天，同他們一起照相，這些人能夠幫助吸引回頭客。在前不久的一次視察中，馬里奧特在10分鐘的時間里同他們照了20多張像。 ????斯特普爾斯公司的首席執行官湯姆?斯滕貝格也是整天奔波閑不住的人。他解釋說：“我們講求效率。我有一張列著我尚未視察過的所有商店的單子。當助手問我要不要出席在舊金山召開的會議，我看一眼那張單子，發現那個地區有許多商店該去看看。我就說，去。”斯滕貝格在旋風式的視察過程中——通常是每天視察一個地區的10個商店——他總是把注意力集中在對顧客的服務、商店客流量、商品庫存方面。他還要確保有“專門的時間”同在班上的員工談話，以便對正在發生的情況獲得一種感覺。斯滕貝格還設法在他的日程中保留一些機動余地，以便應付緊急情況或計劃的變動。例如，不久前，他發現他預定去費城出席一次會議的時間同他去馬里蘭參加一個奠基儀式發生了沖突。便急忙同總部幫助他解決麻煩問題的助手打電話聯系，做了重新安排，他設法找到了一位同事代他參加馬里蘭的活動。他說：“有很多安排方面的問題是無法避免的。但我們有足夠的靈活性來應付。” ????對所有高級經理人員來說，同顧客和同事接觸的需要占用的時間越來越多。別的且不說，追求集體管理的時尚就導致內部的會議越來越多。哈格貝里說：“放權管理的潮流使得會議增多，而且人人都希望首席執行官參加。” ????然而，采取技術手段來減少開會時間的大公司老板相對較少。例如，很少有人會把電子郵件看作取代人際接觸的恰當手段。凱洛格管理學院組織行為系主任羅伯特。鄧肯指出：“高級經理人員要從戰略上考慮問題和進行工作，他們在這方面的壓力更大。把很多時間花在電子郵件上不能反映這種情況。”另外，一些首席執行官根本不具備這樣做的條件。根據紐約市的一家廣告公司多里默斯公司進行的一次調查，五分之一的大公司45歲以上的高級經理的辦公桌上甚至沒有一臺電腦。 ??? 惠普公司的普拉特可以說是一個典型，他對任何一種電子日歷都不感興趣。相反，這位美國第二大計算機硬件公司的首席執行官用的是那種一周的日程一目了然的筆記本。他說：“我并不覺得電子工具好用。這不是說這種工具如何如何，這是我自己的問題。” ??? 至少有一些首席執行官對節省時間的玩藝比較重視。泰梅克斯公司首席執行官邁克爾?雅克比把他的日程安排——一個月的日程——戴在手腕上。自從他的公司兩年前建了新的數據鏈模式以來，他就讓秘書直接將安排從電腦屏幕上傳到他的有顯示功能的手表上。有時，事情會弄得有點亂，因為雅各比為了試驗經常一天戴好幾塊表。但是，無論他的手表上顯示的安排發生變化，他的秘書總是設法通過數據鏈給他發一個新的數據，來減少混亂。 ??? 隨著較年輕的經理人員今后逐漸達到頂層的位置，對時間管理技術的排斥將會減弱。Yahoo的合建者之一、28歲的杰里?揚總是利用網絡同員工保持聯絡。他說：“我們基本上是在互聯網絡上管理公司。”在弗里托-萊公司，38歲的布羅克?利奇說，電子郵件和語音信件大大減少了他同員工開會碰頭的時間。 ????一些時間觀念很強的總裁說，無論怎樣安排，按照安排日程工作的真正好處是，他們能夠獲得考慮更重要問題的時間。斯特普爾斯公司首席執行官湯姆?斯滕貝格說，他常常尋找能使他可以“好好考慮問題”的辦法。雅克比在去泰梅克斯公司的實驗室訪問時要飛越亞洲時區和歐洲時區，他就設法使他的身體和大腦至少能獲得一些休息的機會。他說：“這些國際旅行能使你累得什么也干不了。我有一個規矩，我們在全世界的人都知道這個規矩。一個晚上工作，一個晚上休息。我在一個晚上出席洽談生意的宴會，第二天的晚上就自由安排。”對于像雅各比這樣的高級領導人來說，其實，沒有哪一個晚上能完全離開工作的旋渦。總是有很多很多要做的事情，但沒有足夠的時間處理所有的問題。 ????譯者：吳學華? 相關稿件
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