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高效的視頻會議怎么開
 作者: Anne Fisher    時間: 2011年12月12日    來源: 財富中文網
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溝通教練詳解高質量視頻會議的訣竅,確保與會人員理解你要表達的內容,就算是他們邊聽邊看手機也無妨。
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????電話會議、Skype在線視頻通話以及全球視頻會議等技術不斷涌現,極大地改變了人們舉行會議的方式。這是件好事,因為它至少每年能為大公司省下大筆的差旅費。但它也有軟肋:在視頻會議中,要實現有效交流實非易事。

????通訊咨詢公司Speakeasy的首席執行官斯科特.維斯稱:“現在絕大多數管理人員都是在現場會議的環境中成長起來的,即大家坐在同一個會議室里圍著一張圓桌開會。因此,視頻會議的環境會讓他們覺得頗為陌生。部分原因在于,在這種會上,與會者通常無法獲得即時反饋,對自己表現如何心里沒底。”

????因此,在Speakeasy最新開展的一項調查中,盡管高達67%的受訪高級經理稱,2012年預計將舉行更多的視頻會議,但毫不奇怪,也有62%的人稱,他們對自己是否具備充分利用這種會議的技巧感到擔心。

????維斯稱,搞砸視頻會議的風險確實存在。他說:“比如要和派駐在不同地點的高級管理人員召開一場常規的季度戰略會議,而且決定采用視頻會議的形式。如果與會的每個人并未完全理解會議上所說的內容,或者有人沒機會發表一些至關重要的信息,你可能要等到會議結束很久以后才會意識到這一點——而此時經營上可能已經蒙受了重大損失。”這時就該你張口結舌了。

????就如何避免這種情況,維斯及其團隊已向眾多“財富500強”企業的管理人員提供了相應的培訓。這些企業包括:可口可樂公司(Coca-Cola),微軟公司(Microsoft),家得寶公司(Home Depot),UPS公司以及通用汽車公司(General Motors)。這一培訓的要點如下:

盡可能減少視覺干擾

????顯然,在電話會議中這不是問題,但在視頻會議上,與會者能相互看見,這就不是小事了。因此維斯的建議是:“請按照電視出鏡的標準著裝。”這意味著,要穿的保守而簡單,比如一套深色西裝,純色襯衫或女式襯衫。不要穿白色服裝,因為在燈光下它會產生眩光,也不要穿圖案復雜的服裝,比如犬牙花紋。

眼睛直視攝像頭

????攝像頭通常就是個小黑點,所以,當你潛意識里可能更想看著顯示屏時,要你看著攝像頭會有些不舒服。不過,維斯稱:“攝像頭就是進行眼神交流的手段。如果看著別處,就會讓人覺得你在有意躲避,或是心不在焉。同樣的道理,當你在會上與對方交談,視線卻越過對方的肩膀,也會顯得失禮。”

????維斯稱:“就算視頻會議要開兩個小時,你也必須專注地看著攝像頭。舉個例子,你肯定不希望攝像頭拍到你時,你正低著頭看手機。人們常常跟我說,一場耗時很長的視頻會議開完后,他們會因為全程都必須做到全神貫注而感到筋疲力盡。”

????What with teleconferencing, Skype, and global conference calls, technology has wrought a sea change in the way people hold meetings. That can be great, not least because it saves some big companies millions annually in travel costs. The downside: Coming across effectively in a virtual gathering is tricky.

????"Most executives today 'grew up' with in-person meetings where everyone was seated around a table in the same room," says Scott Weiss, CEO of communication consulting firm Speakeasy. "So a virtual meeting is a strange environment, partly because you usually don't get immediate feedback to let you know how you did."

????Small wonder, then, that although 67% of senior managers in a new Speakeasy poll expect more virtual confabs in 2012, 62% say they're concerned about their own skill at making the most of these meetings.

????The risks in blowing it are real, Weiss notes. "Let's say you have a regularly-scheduled quarterly strategy meeting with all of your senior people in various locations, and you decide to do it as a teleconference," he says. "If everyone doesn't get everything that's being said, or someone doesn't have a chance to contribute vital information, you might not realize it until much later -- after substantial damage has been done to the business." Gulp.

????Weiss and his team have coached executives at Fortune 500 companies like Coca-Cola (KO), Microsoft (MSFT), Home Depot, UPS (UPS), and General Motors (GM) on how to avoid that. A few pointers:

Minimize visual distractions

????Obviously, in a phone meeting this doesn't matter, but in a teleconference where your audience can see you, "dress as you would for a television appearance," Weiss suggests. That means conservative, simple clothing, like a dark suit and solid-color shirt or blouse. Avoid white, since it can create a glare under the lights, and busy patterns like houndstooth.

Keep your eyes on the camera lens

????This is usually a small black dot, and it feels strange to stare at that when your impulse is probably to watch the monitor instead. "The lens is your means of eye contact. Looking anywhere else comes across as evasive or inattentive," Weiss says. "It also looks rude, like looking over someone's shoulder when you're talking to them at a party.

????"Even in a two-hour teleconference, you have to stay focused on that lens. You don't want the camera to find you looking down at your cell phone, for example," Weiss says. "People often tell me they're exhausted at the end of a long virtual meeting from being 'on' the whole time."







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@Bruce的森林:正念,應該可以解釋為專注當下的事情,而不去想過去這件事是怎么做的,這件事將來會怎樣。一方面,這種理念可以幫助員工排除雜念,把注意力集中在工作本身,減少壓力,提高創造力。另一方面,這不失為提高員工工作效率的好方法。可能后者是各大BOSS們更看重的吧。    參加討論>>


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