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????作者：JIA LYNN YANG

????黛安娜·布賴恩特（Diane Bryant） 英特爾公司（Intel）首席信息官

????簡(jiǎn)·菲爾茲（Jan Fields） 麥當(dāng)勞公司（McDonald's）執(zhí)行副總裁兼首席運(yùn)營(yíng)官

????佩吉·克勞斯（Peggy Klaus） Klaus & Associates 公司高級(jí)教練兼總裁

????我是否應(yīng)該為開(kāi)會(huì)太多而擔(dān)憂？

????黛安娜·布賴恩特：事實(shí)上，在英特爾公司，大家并不認(rèn)為會(huì)議多是件壞事。由于我們是一家全球化的公司，因此會(huì)議對(duì)我們來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。關(guān)鍵是確保會(huì)議切實(shí)、有效。我們?cè)诿块g會(huì)議室里都貼了一張會(huì)議指南。新員工要上一堂有關(guān)會(huì)議的培訓(xùn)課。

????簡(jiǎn)·菲爾茲：我認(rèn)為大部分組織機(jī)構(gòu)的會(huì)議都過(guò)于頻繁了。開(kāi)會(huì)分散了大家工作的精力。每次他們參加會(huì)議都有可能耽誤手頭的工作。有時(shí)候根本就沒(méi)有必要開(kāi)會(huì)。沃倫·巴菲特（Warren Buffett）一年只親自參加兩次董事會(huì)會(huì)議。

????佩吉·克勞斯：會(huì)議太多讓人不知所措。我遇到過(guò)一位女員工居然哭說(shuō)，在早 9 點(diǎn)到晚 5 點(diǎn)之間她什么工作也干不了。經(jīng)理們首先應(yīng)該想想，他們?yōu)槭裁匆_(kāi)會(huì)。

????籌備會(huì)議的最佳方法是什么？

????黛安娜·布賴恩特：每次開(kāi)會(huì)之前，必須用電子郵件的方式把會(huì)議議程分發(fā)下去，即便這次會(huì)議是以一對(duì)一的形式召開(kāi)也不例外。而且每位參會(huì)者都有任務(wù)。如果誰(shuí)沒(méi)做準(zhǔn)備，而且在會(huì)議上拿出的想法欠考慮，那往往就得休會(huì)，等你準(zhǔn)備好了再開(kāi)會(huì)。

????簡(jiǎn)·菲爾茲：通常，我的手頭會(huì)有一張紙，上面有我們安排好的日程。這就是我使用的全部?jī)?nèi)容。的確有人帶一些東西在會(huì)上分發(fā)，但我們有條規(guī)定，就是你不能使用 PowerPoint。如果你要做點(diǎn)兒什么，那你最好把它歸納到一兩頁(yè)紙上。否則沒(méi)人會(huì)去看它。

????佩吉·克勞斯：首先問(wèn)問(wèn)自己：我們需要開(kāi)這個(gè)會(huì)嗎？為什么要開(kāi)？然后制定一些參會(huì)的規(guī)定。開(kāi)會(huì)前，先定好規(guī)矩。即使這得多花上 5 分鐘，但還是能節(jié)約時(shí)間，因?yàn)榇蠹颐靼祝腥伺茴}的話，主持人會(huì)制止。

????我怎樣才能知道誰(shuí)應(yīng)該參加會(huì)議？

????黛安娜·布賴恩特：你需要的是那些對(duì)會(huì)議討論內(nèi)容的決策起關(guān)鍵作用的人，而不是那些只是因?yàn)闀?huì)受到影響才來(lái)參會(huì)的人。在英特爾公司，如果我們看到無(wú)需參加會(huì)議的人露面了，就會(huì)有人說(shuō)：“鮑伯，我覺(jué)得這里不需要你。謝謝你能來(lái)。”

????簡(jiǎn)·菲爾茲：我們組建了團(tuán)隊(duì)。這是為我們每?jī)芍苷匍_(kāi)一次的例會(huì)組建的小組。我和所有直接向我匯報(bào)的下屬就會(huì)議電話討論一次，因?yàn)槲覀兘?jīng)常出差。我們有一套固定的日程。如果我們?cè)趦商烨皼Q定沒(méi)有必要開(kāi)會(huì)，那我們就取消會(huì)議。

????佩吉·克勞斯：這取決于你的企業(yè)文化，如果最終決策人沒(méi)有參加會(huì)議，他可能會(huì)很生氣。其他人會(huì)說(shuō)：“當(dāng)你有了建議再來(lái)找我。”要考慮到每個(gè)參會(huì)者，想想他們能做出哪些貢獻(xiàn)。

????一次會(huì)議多長(zhǎng)時(shí)間最理想？

????黛安娜·布賴恩特：安迪·格魯夫（Andy Grove）經(jīng)常說(shuō)：“當(dāng)我們預(yù)定會(huì)議時(shí)，為什么總是寫(xiě)一小時(shí)或半小時(shí)？為什么就不能是 43 分鐘？或者 22 分鐘？”我們沒(méi)有 22 分鐘的會(huì)議，但我們非常重視會(huì)議持續(xù)的時(shí)間，所以最理想的時(shí)長(zhǎng)就是我們需要的時(shí)間，而不是預(yù)先安排好的時(shí)間。

????簡(jiǎn)·菲爾茲：會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)取決于具體情況，但我更喜歡一小時(shí)的會(huì)議。有時(shí)會(huì)議要持續(xù) 3 個(gè)小時(shí)。而且如果我們說(shuō)開(kāi)一個(gè)小時(shí)，那么我們就開(kāi)一小時(shí)。我開(kāi)會(huì)時(shí)會(huì)有一個(gè)人坐在旁邊看時(shí)間。如果有人變得過(guò)于羅嗦，他們就會(huì)說(shuō)：“時(shí)間到了。”會(huì)議是紀(jì)律性很強(qiáng)的一種活動(dòng)。

????佩吉·克勞斯：如果不讓大家休息的話，那么會(huì)議本身不應(yīng)超過(guò)一個(gè)小時(shí)到一個(gè)半小時(shí)。發(fā)言人的講話時(shí)間不應(yīng)超過(guò) 11 分半，因?yàn)榇蠹覠o(wú)法長(zhǎng)時(shí)間集中注意力。如果會(huì)議準(zhǔn)備不充分，就會(huì)開(kāi)得長(zhǎng)。

????譯者：蕭艾